Tarkkailepa hetki huippumyyjää, joka keskustelee kiinnostavan asiakkaan kanssa. Vaikka esittäisit hänelle absurdejakin kysymyksiä, saat luontevan ja vähintään kohtuullisesti perustellun vastauksen. Hiljalleen vakuutut ja teet mahdollisen ostopäätöksen. Ostat tavaran, palvelun tai vaikkapa rekrytointitilanteessa työntekijän.

Mihin huippumyyjän tekniikka perustuu? Tuhansiin myyntitilanteen toistoihin, varmasti. Niistä oppimiseen ja opitun jalostamiseen, kyllä. Superlahjakkuuteen myyjänä tai esiintyjänä, mahdollisesti, vaan ei suinkaan aina. Väittäisin, että myös huolelliseen valmistautumiseen. Huippumyyjä on valmis kohtaamaan mitä tahansa kysymyksiä ja on vähintäänkin miettinyt niihin vastaukset.

Kuten vakuutus, Q&A antaa yritysjohdolle mielenrauhaa ja mahdollisuuden keskittyä oleelliseen

Rakkaalla lapsella on monta nimeä: QA, Q&A, kysymys- & vastausohjeisto, QUUAA, lappu, lärpäke. Nimestä riippumatta huolellisesti laaditulla Q&A:lla on organisaatioiden, yritysjohtajien ja yksilöiden elämässä keskeinen tehtävä. Siihen on kerätty kaikki mahdolliset ja mahdottomat kysymykset, joita media, asiakkaat tai muut sidosryhmät saattavat organisaatiolta kysyä, sekä ydinviesteihin sopivat vastaukset. Sen avulla harjoitellaan ja valmistaudutaan eri tilanteisiin niin organisaation sisällä kuin sen ulkopuolella.

Strategisesti merkittävissä tilanteissa, kuten yritysjärjestelyissä tai vaikkapa tuotelanseerauksissa, Q&A auttaa yritysjohtoa linjaamaan ja viestimään asioista yhtenäisesti ja johdonmukaisesti – ei kuitenkaan välttämättä papukaijan lailla juuri samoilla sanoilla. Poikkeus- tai kriisitilanteen osuessa kohdalle Q&A lymyilee valmiina pöytälaatikossa odottamassa hetkeä, jolloin sitä todella tarvitaan: pelastus- ja puolustustoimissa.

Q&A toimii kuin vakuutus: kun olet hoitanut sen kuntoon, tiedät mitä sanoa, kun jossakin syttyy tulipalo. Parhaassa tapauksessa tulipaloa ei koskaan synnykään, jolloin Q&A jää käyttämättä.

Q&A:n valmistelemiseen käytetty aika ei kuitenkaan koskaan valu hukkaan. Kuten vakuutus, Q&A antaa yritysjohdolle mielenrauhaa ja mahdollisuuden keskittyä oleelliseen, eli yrityksen johtamiseen. Q&A pakottaa pohtimaan, mitä oikeastaan haluattekaan sanoa. Kuulostaako viestinne uskottavalta? Mitkä ovat organisaationne ja siten myös viestintänne vahvimmat ja heikoimmat kohdat kyseisessä tilanteessa?

Jos yritysjärjestelytilanteessa et löydä järkevää vastausta Q&A:n kysymykseen, jätä yritysjärjestely tekemättä.

Jos yritysjärjestelytilanteessa et löydä järkevää vastausta (Q&A:n) kysymykseen ”miksi toteutatte juuri tämän yritysjärjestelyn?”, jätä yritysjärjestely tekemättä. Tilastollisesti noin puolet yritysjärjestelyistä epäonnistuvat. Yksinkertainen kysymys ja siihen esitetty hutera vastaus olisi nähdäkseni montaa due diligence -ponnistelua nopeampi ja kustannustehokkaampi tapa lopettaa hölmöily ja kääntää katse kohti tuloksekkaampia yritysjärjestelyitä

”Ei tällaista voi kysyä”, on kommentti, jonka olen aina silloin tällöin kohdannut Q&A:n valmistelussa tai läpikäynnissä. Se ei pidä paikkaansa – ihan kaikkea voi kysyä. Kannattaa siis valmistautua vastaamaan myös siihen hassulta vaikuttavaan kysymykseen. ”En pidä tästä kysymyksestä, ota se pois”, on toinen vastaani tullut lausahdus. Lienee selvää, ettei tämäkään muuta perusajatteluani ja suosituksiani Q&A:n osalta.

Mitä kysymystä et missään nimessä halua kuulla? Suosittelen, että aloitat Q&A:n laatimisen juuri siitä kysymyksestä. Kun löydät tuohon kysymykseen vastauksen, sujuu muiden vastausten laatiminen kuin tanssi.

”Vain lahjattomat tarvitsevat Q&A:n”, totesi aikoinaan muuan yritysjohtaja. Myönnän, että hänen tapauksessaan poikkeus vahvistaa säännön. Supernopea äly, taiturimainen pelisilmä, säkenöivä verbaliikka, kyky hurmata yleisö ja oman liiketoiminnan läpikotainen tunteminen muodostavat yhdistelmän, jolla saattaa selvitä tilanteesta kuin tilanteesta voittajana ilman Q&A:n tuomaa turvaa.

Meille kuolevaisille, jotka emme yllä täydellisyyteen kaikilla näillä osa-alueilla, tehokas tapa valmistautua tuleviin koitoksiin on ajoissa ja hyvin laadittu Q&A.